preloader

Dobre rady

TERMINARZ MOŻE BYĆ DOPASOWANY DO CIEBIE Tak, widok terminarza można zmieniać dowolnie. W prawym górnym rogu jest wiele pól wyboru, dzięki którym można poszerzyć/zawęzić zakres dat wyświetlania terminarza. W prawym dolnym rogu terminarza dostępny jest, oprócz klasycznego, widok finansowy i widok według źródła rezerwacji. Bardzo przydatna funkcją jest również rozszerzanie i rozciąganie pól, dzięki czemu nie męczy się wzrok.
MNIEJ PRACY PRZY CENACH Nie ma potrzeby wprowadzania cen do każdego typu pokoju osobno. Można skopiować ceny z pokoju do pokoju stosując Ceny> Kopiuj ceny. Dodatkowo w trakcie kopiowania można je zwiększyć lub zmniejszyć o procent bądź kwotę. 
Ceny kopują się pionowo. Oznacza to, że kopiują się ceny z danego zakresu dat na dany zakres dat, tylko w innym pokoju. NIE MOŻNA SKOPIOWAĆ CENY Z JEDNEGO MIESIĄCA NA INNY MIESIĄC ALBO ROK.
GOŚĆ NIEPOŻĄDANY ? Jest opcja w systemie, by gościa, który sprawił nam wcześniej jakieś kłopoty czy nieprzyjemności oznaczyć na przyszłość jako "niepożądany". Przy nazwisku na liście rezerwacji pojawi się wówczas etykietka czerwoną czcionką. Oznaczenia można dokonać w zakładce Marketing> Goście.
GDY BOOKING NIE POKAZUJE POKOI... Przyczyn może być kilka.
1) Najczęstszą, z jaką się spotykamy, to czerwone blokady w kalendarzu w extranecie na Booking. Uniemożliwiają one rezerwację pokoi. Nie da się ich ściągnąć po połączeniu z ChannelManager. Należy się na chwilę rozłączyć z ChannelManager, wykonać otwarcie pokoi ręcznie, następnie znów się połaczyć z ChannelManeger. Na koniec z Hotres wysłać obłożenie.
2) Brak cen wysłanych z ChannelManager do Booking - to kolejna przyczyna. Ceny bezwględnie MUSZĄ iść w parze z dostępnością pokoi. Innymi słowy jeśli wysyłamy dostępność na rok do przodu, to ceny też muszą być wysłane na rok do przodu.
REGULAMIN NA SERIO Ponieważ Gość dokonując rezerwacji online musi regulamin zaakceptować, należy go dodać w zakładce Konfiguracja> Edycja danych. W regulaminie powinny być zawarte informacje o tym jakie zasady panują w obiekcie hotelowym (typu doba hotelowa, pobyt zwierząt), według jakich zasad dokonywane są rezerwacje online, ich anulacje i jakie są formy płatności oraz info o rodo. Podpowiadamy, że wszyscy operatorzy płatności online wymagają regulaminu.
PO CO TAGI W SZABLONACH WIADOMOŚCI I AUTOLETTER ? Tagi, czyli tajemnicze zwroty ukryte pomiędzy znakiem procentów, służą do zaczytywania danych z rezerwacji, dzięki czemu wszystkie wiadomości do Gości wysyłają się zaopatrzone w odpowiednie dane z rezerwacji. Aby maksymalnie ułatwić Wam pracę przygotowane są tagi, które wystarczy tylko wstawić w szablony wiadomości do Gości lub autolettery. Wystarczy kliknąć w wybrane miejsce w szablonie wiadomości, a następnie na wybrany tag. Po zapisaniu tag zaczytuje i systematyzuje dane w wiadomościach.
TAG W POKOJU

Tagi podane przy typach pokoi służą do segregacji na przykład na stronie www. Pomagają w filtrowaniu i sortowaniu apartamentów, które znajdują się w różnych lokalizacjach, dzielnicach czy miastach. Można otagować apartamenty i przekazywać tag do wywołania pluginu żeby filtrować pełną listę apartamentów na stronie. Gdzie dodać tagi? Zakładka Pokoje> Typy pokoi> w edycji pokoju wybrać Tagi/Filtry i dodać.                                 

STRONY WWW DLA HOTELI

Specjalizujemy się w stronach hotelowych. Możemy zrobić multifunkcjonalną stronę specjalnie dla Ciebie, za którą zapłacisz tylko raz, lub stronę szablonową opłacaną co roku. Decydując się na stonę szablonową nie musisz znać się na html czy cms stron. Szablonowa strona www zaczyta wszelkie dane z Hotres, dzięki czemu nie trzeba wprowadzać w dwóch miejscach. To są strony tylko i wyłącznie dla obiektów hotelowych, które posiadają konto w Hotres. Dane zaciągają się automatycznie z systemu Hotres (pokoje, cenniki, ceny, rezerwacja, opisy, zdjęcia). Zgłoś się na marketing@hotres.pl z prośbą o ofertę.

POZIOMY DOSTĘPU W HOTRES

1. admin - my zakładamy taki login i hasło dla głównej osoby zarządzającej:

  • widzi ona wszystkie zakładki w programie
  • ma dostęp do wszystkich funkcji i działań, może wszystko edytować
  • może mieć pod jednym loginem i hasłem kilka kont w Hotres
  • logowanie na panel.hotres.pl

2. użytkownik/user - takie konto zakłada admin dla użytkowników programu (np. recepcjonistów, agenta, rezydenta).

  • można im ograniczyć widoczność zakładek w programie (menu)
  • wyznaczyć poziom uprawnień i możliwości działań w systemie
  • zdefiniować co user może robić z rezerwacjami
  • Konfiguracja> Użytkownicy> Konta użytkowników> Dodaj
  • logowanie na panel.hotres.pl

3. pracownik obsługi - takie konto admin zakłada dla osób obsługi sprzątająco - technicznej.

  • widzą terminarz, przyjazdy i wyjazdy oraz status pokoju (bez cen i danych osobowych)
  • mogą zmienić status pokoju (np. z brudnego na czysty)
  • admin może w pokojach wpisywać listę obowiązków lub ustawić inny status pokoju
  • Konfiguracja> Użytkownicy> Pracownicy obsługi lub Pokoje> Obsługa> Pracownicy obsługi
  • logowanie na panel.hotres.pl/housekeeper

4. konto właściciela - to admin zakłada notarialnemu właścicielowi mieszkania, by miał wgląd w zyski,
które wypracowuje mu firma zarządzająca oraz raport prowizji dla niej. Koszt jednego konta - 49 zł netto za rok.

  • właściciel ma wgląd w kalendarz dostępności apartamentu, terminarz rezerwacji, listę rezerwacji (bez danych)
  • może dokonywać blokad
  • ma wygenerowany raport dla swojego mieszkania
  • Konfiguracja> Użytkownicy> Właściciele> Dodaj
  • logowanie na panel.hotres.pl/owner
REZERWACJE W INNYCH JĘZYKACH Aby rezerwacje w innych językach były możliwe należy przetłumaczyć pokoje i cenniki (ich nazwy). Jak to zrobić? W Pokoje> Typy pokoi i w Ceny> Cenniki wejść w edycję i w zakładkach językowych wpisać tłumaczenia pokoi i cenników. Nazwy są obowiązkowe, opisy dobrowolne.

Jeśli rezerwacje w innych językach mają być opłacane tylko w złotówkach w pluginie do rezerwacji należy wstawić formułę: 'lang':'en','currency':'PLN'});</script>
GDY NIE POKAZUJE POKOI, A SĄ WOLNE Przyczyn nie wyświetlania się wolnych pokoi może być kilka.
1) Najczęstszą przyczyną jest brak cen w zakładce Ceny> Ustaw ceny> Kalendarz cen. Należy je uzupełnić.
2) Wprowadzono ceny tylko dla określonej ilości osób, pomijając inne. Należy dostawić ceny dla innego obłożenia pokoju w Ceny> Ustaw ceny> Kalendarz cen.
3) W Ceny> Dostępność wprowadzono inną dostępność pokoi lub blokadę. To ustawienie jest nadrzędne. Należy wpisać własciwą dostępność.

Aby szybko odświeżyć dostępność można założyć blokadę w Terminarzu i za chwilę ją ściągnąć klikjąc na nią i USUŃ. Można skorzystać z Konfiguracja> Serwis> Serwis> Dostępność i tam z Przelicz obłożenie.
CENY DO BOOKING I INNYCH KANAŁÓW MOGĄ SIĘ RÓŻNIĆ Można prowadzić inną politykę cenową dla rezerwacji na stronie i inną np. dla Booking. Zakładka CENY służy do wprowadzania cen do rezerwacji ze strony i z recepcji. Zakładka CHANNELMANAGER - tu ustawia się ceny do platform sprzedaży typu Booking, Expedia czy innych.
Te ceny są wyseparowane i nie przenoszą się ani w jedną ani w drugą stronę, dopóki Państwo o tym nie zdecydujecie.
CZY ZAPŁACONA ? Dzięki opcji PŁATNOŚCI przy rezerwacji można znacząco ułatwić sobie pracę w recepcji.
W momencie, gdy Gość opłaci zadatek/zaliczkę za pomocą platformy płatniczej w zakładce Płatności w podglądzie rezerwacji automatycznie pojawi się zapis kiedy, czym i ile opłacono. Jeśli są to metody tradycyjne, wymagają dodania płatności ręcznie. 
Dzięki płatościom oznaczonym w rezerwacjach generuje się raport do roliczeń. Znajduje się on w zakładce Rezerwacje> Płatności.
Można wyfiltrować według formy płatności, zakresu dat, daty dodania płatności, daty płatności, przyjazdu lub daty rezerwacji. Bardzo pomocny raport! 
Dzięki tej opcji można:
  • rozliczyć według form płatności dany miesiąc w hotelu
  • rozliczyć recepcjonistów z gotówki
  • sporządzić raport "kasowy"
  • sprawdzić czy i czym dana rezerwacja jest opłacona
KRUCZKI AIRBNB

Po połączeniu z ChannelManager większość kanałów zamyka możliwość edycji cen i dostępności. Jednak nic straconego - wiele parametrów w AIrbnb można ustawić z poziomu ChannelManagera.
Po wybraniu zakładki ChannelManger> Ustawienia> Pokoje (pod Airbnb)> wybrać Tryb Auto, a następnie symbol karty kredytowej. Tutaj można zmienić walutę, opłatę za sprzątanie, wysokość kaucji, cenę za ekstra osobę i ilość osób, dla których opłata nie obowiązuje. 

W ChannelManager> Ustawienia> Ustawienia można sprawdzić czy połączenie z Airbnb jest aktywne. Jeśli jest, wówczas w polu Token expire at : widnieje data i godzina przyszła.
Token odświeża się automatycznie co 24h.

W TYPACH POKOI JEST ZA DUŻO POKOI Zmieniłeś pokoje, albo dodałeś nowe i w Pokoje> Typy pokoi nie zgadza Ci się liczba pokoi w kolumnie Pokoje? 
Najprawdopodobniej nie zapisał się poprawnie Twój pokój. Należy w Pokoje> Pokoje w obiekcie wejść w edycję pokoju i zapisać go ponownie.
TWOJA OFERTA NA MAILA Do Gości można wysłać ofertę swoich pokoi na konkretną datę. Można to zrobić bezpośrednio z panelu, wystarczy mieć adres mailowy Gościa. Należy wybrać Rezerwacje> Oferty> Dodaj, skonfigurować daty, pokoje, podać adres mailowy i wysłać.
CO TO JEST OBP? OBP - occupancy base priceing to model cennika w kanale sprzedaży, w którym ceny zależą od obłożenia, czyli ilości osób. 
Aby wysyłać ceny za osoby do Booking należy zmienić model cennika z PPR (price per room) na OBP.
CO TO PPR? 

PPR - price per room czyli cena za pokój. Cennik w modelu za pokój na kanale sprzedaży.

SZYBKIE ZAZNACZANIE? Nie trzeba zaznaczać wszystkich jednostek sprzedaży do kopiowania czy pokoi do wysyłki oddzielnie. W programie zawsze na końcu szarej belki/paska znajduje się checkbox do zaznaczenia wszystkiego naraz. Dzięki jednemu kliknięciu zaznacza się cała lista. Gdzie? Przykładowo podczas dodawania blokady, podczas wysyłki obłożenia czy przy kopiowaniu cen.
ATRAKCJE NA STRONIE Mamy dla Was taki plugin, który można zainstalować na swojej stronie www i nie trzeba opisywać atrakcji w okolicy, bo on to zrobi sam - plugin WhereToGo.
Przykładowo na stronie: https://www.drewnianaroza.pl/ znajduje się chorągiewka po prawej stronie, gdzie po jej kliknięciu Gość może obejrzeć atrakcje najbliższej okolicy.
Taki plugin jest instalowany na stronie obiektu i zaciąga z google miejsca warte zwiedzenia.
Można sprawdzić jakie, w Konfiguracja> Booking engine> Przewodnik po okolicy> Wczytaj atrakcje.
ZROBIŁO SIĘ ZERO Często pytacie dlaczego na panelu na głównej stronie dane się wyzerowały. Tak się dzieje każdego pierwszego dnia miesiąca. Po prostu na wejście nalicza tylko dany miesiąc. Dopiero w raportach można zobaczyć dane za wybrany zakres dat.
INFO DODATKOWE DO GOŚCI  W autoletterach i szablonach wiadomości można dodać swoje własne treści, w tym informacje dodatkowe. Wystarczy je stworzyć, a następnie zaciągnąc tagiem %additionalinfo%. Gdzie? W Konfiguracja> Komunikacja> Opcje> Własne tagi> Dodaj.
FILTRACJA LEJKIEM I LICZYDŁEM W wielu miejscach programu możliwa jest filtracja danych. Oznaczona jest symbolem lejka lub liczydła, w zależności od poziomu filtracji. Można przefiltrować pokoje w Terminarzu, rezerwacje na Liście rezerwacji, faktury w Rezerwacje> Faktury czy płatności w Rezerwacje> Płatności.

Filtrować można rózwnież pokoje na poziomie Pokoje> pokoje w obiekcie lub Pokoje> Obsługa zamianiając "wszystkie" na wybrany.
POLITYKA CENOWA BOOKING.COM Często pytacie nas Państwo jak najlepiej stosować ceny do Booking.com. Jest kilka możliwości.
1. Można przy zakładaniu konta w extranecie Booking ustanowić na cenniku dywersyfikację cen w zależności od ilości osób - procentowo lub kwotowo. Co to oznacza? Wysyłacie z ChannelManager jedną cenę za pokój, a Booking sam dodaje bądź odejmuje procent lub kwotę i modeluje cenę w zalezności od obłożenie pokoju. 
2. Jest opcja wysyłki cen za osoby. Wówczas model cennika na extranecie w Booking musi być OBP (occupancy based pricing). Można do nas napisać, poprosimy Booking, by zmienili model cennika z PPR na OBP. Z ChannelManager wysyłamy cenę za osobę.
3. Cena za pokój - niezależnie od ilości osób jedna i niezmienna, nie wymaga ustawiania niczego. Jest standardem na Booking, zatem z ChannelManager wysyłamy ją "za pokój".
CENA BAZOWA To taka cena defaultowa, która jeśli stosujecie Państwo kopiowanie cen uchroni Was przed pomyłką. Jest dla Was, gość jej nie widzi, jednak jest obowiązkowa do wypełnienia.
Cena ta jako jedyna kopiuje się do kanałów sprzedaży typu Booking.com czy Airbnb. Nawet, jeśli macie ceny za osoby. 
Przy kopiowaniu do Booking czy Airbnb, jeśli jest zbyt mała (przykładowo wpisaliście 19 zamiast 199) system wykryje to i pojawi się alert. Opiera się to na widełkach cenowych jakie podaliście zakładając konta na Bookig i Airbnb (cena minimalna i cena maksymalna).
KIEDY ZREALIZOWANA? Status rezerwacji "zrealizowana" to status nadawany z automatu 48 h po wyjeździe Gościa. Taka rezerwacja zmienia na Terminarzu swój kolor na morski, a Gość otrzymuje podziękowanie za pobyt i prośbę o wystawienie opinii. 
DRUKOWANIE NA EKRANIE Jeśli zależy Państwu na wydrukach papierowych, to i takie są w Hotres dostępne. Z poziomu podglądu konkretnej rezerwacji można wydrukować rezerwację dla Gościa, wydruk dla recepcji, kartę meldunkową lub płatności jakie były na tej rezerwacji dokonane.
Z Rezerwacje> Faktury można wydrukować każdy wystawiony dokument. 
Z poziomu Rezerwacje> Przyjazdy/wyjazdy można wydrukować dla obsługi widok przyjazdów uproszczony (bez cen i danych) lub zwykły.
Również z wielu dostępnych w Hotres raportów można pobrać .csv lub .xls.