FAQ

CZY KILKA OSÓB W OBIEKCIE MOŻE MIEĆ DOSTĘP DO PANELU?	Tak, dostęp do panelu kilku osób jest możliwy. Mogą one mieć też różne uprawnienia. Administrator – osoba mająca pełen dostęp do panelu. Użytkownicy – osoby, którym uprawnienia nadaje administrator. Użytkowników i ich zakres działań w panelu ustanawia się w zakładce Konfiguracja> Użytkownicy> Konta użytkowników. Ich czynności widoczne będą w tzw. logach. Każda zmiana będzie zapisana. Wszystkie osoby mogą być zalogowane jednocześnie. Właściciel – to posiadacz apartamentu, któremu administrator nadaje dostęp do informacji dotyczących jego apartamentu. Właścicielom ustanawia się konta w panelu w zakładce Konfiguracja> Użytkownicy> Właściciele. Koszt dostępu do konta właściciela to 59 zł netto za rok.
GDZIE MOŻNA ZAMIEŚCIĆ OPIS I LOGO OBIEKTU HOTELOWEGO?	Zmiany danych adresowych obiektu, danych kontaktowych i danych do faktury dokonujemy w zakładce Konfiguracja> Edycja danych. Przycisk WGRAJ PLIK LOGO pozwala zamieścić logo obiektu w formacie .jpg lub .png. Będzie się ono pojawiało na fakturze, na głównym pulpicie Hotres oraz w serwisach noclegowych. O OBIEKCIE – tu trzeba wpisać nazwę i wstawić opis obiektu. Można go edytować za pośrednictwem ikon. Możemy dokonać opisów w kilku językach (zakładki).
JAK I KIEDY MOGĘ ZAPŁACIĆ ZA USŁUGI HOTRES?	Na około miesiąc przed upływem ważności konta system wysyła „Powiadomienie o kończących się usługach” z linkiem do płatności online. W momencie płatności wygeneruje się automatycznie faktura vat, która zostanie przesłana do Państwa na maila. Kliknięcie "Przedłuż usługi" prowadzi do miejsca, gdzie decydujecie za które usługi chcecie zapłacić. Wybranie "Do kasy" przenosi do płatności przez eService. Wybieracie Państwo swój bank, bądź inną formę płatności i regulujecie należność.
ZMIANA POKOJU W REZERWACJI	1) Z listy rezerwacji wybieramy rezerwację do zmiany, w niej przycisk OPCJE. 2) Po kliknięciu przycisku ZMIEŃ wyświetli się podgląd rezerwacji. Na zielonym polu widnieją pokoje w rezerwacji. Aby zmienić je na inne, bądź dodać w innej dacie należy wybrać zakres dat. Wybieramy przycisk SZUKAJ. System wyszuka pokoje dostępne w danym terminie. Na wybranym pokoju klikamy DODAJ, a poprzedni (w przypadku zamiany) usuwamy. Zahaczamy PRZELICZ, i jeśli chcemy by system sam policzył cenę klikamy na symbol kalkulatora przy polu ‚koszt noclegu’ . Jeśli do pokoju są przypisane opcje dodatkowe musimy kliknąć przycisk DODATKI i wybrać. Wszystko zatwierdzamy ZAPISZ ZMIANY. lub: Na terminarzu przenosimy rezerwację myszką do innego pokoju lub daty. Wyświetli się prośba o potwierdzenie działania.
CZY REGULAMIN OBIEKTU JEST KONIECZNY?	Tak, ponieważ Gość dokonując rezerwacji online musi regulamin zaakceptować. W regulaminie powinny być zawarte informacje o tym jakie zasady panują w obiekcie hotelowym, według jakich zasad dokonywane są rezerwacje online, ich anulacje i jakie są formy płatności. Regulamin należy umieścić w zakładce Konfiguracja> Edycja danych. Wszystko zatwierdzamy zielonym przyciskiem ZAPISZ ZMIANY. Jeśli nie umieścimy regulaminu system nie zapisze innych zmian w edycji. Wszyscy operatorzy płatności online wymagają regulaminu.
GDZIE I JAK NALEŻY DODAĆ ZDJĘCIA HOTELU?	Dodawania zdjęć obiektu dokonuje się w zakładce Konfiguracja> Galeria zdjęć – klikając WGRAJ NOWE ZDJĘCIA. Otworzy się okno do przeglądania plików naszego komputera, więc wskazujemy zdjęcia do wgrania. Można zaznaczyć wiele zdjęć naraz przeciągając myszką po plikach lub klikając na poszczególne pliki przytrzymując klawisz Ctrl. Zdjęcia przygotowane do wgrania pojawią się jako miniatury. Najlepiej, żeby były one poziome. Po ich zapisaniu można zmienić kolejność przeciągając myszką, bądź usunąć używając czarnego krzyżyka. Wszystko zatwierdzamy klikając zielony przycisk ZAPISZ ZMIANY.
JAKIE METODY PŁATNOŚCI UDOSTĘPNIA HOTRES?	HOTRES udostępnia płatności za pośrednictwem Przelwey24, PayPal, eService, tpay, przelewem tradycyjnym, PayU, Polskie ePłatności, PayNow, iMoje, dotpay, PolCard, Zen.com, możliwość płatności kartą kredytową (hotel musi posiadać terminal).
DLACZEGO SYSTEM NIE ANULUJE REZERWACJI SPŁYWAJĄCYCH Z KANAŁÓW SPRZEDAŻY?	System Hotres automatycznie nie anuluje rezerwacji pochodzących z aktywnych w ChannelManager kanałów, ponieważ rezerwacje te mogą być anulowane jedynie przez Gościa lub obiekt według zasad panujących na danej platformie.
JAK SKONFIGUROWAĆ PŁATNOŚCI ZA REZERWACJE ONLINE?	Państwa wybór metody płatności online musi być do nas zgłoszony, dzięki czemu otrzymacie Państwo wynegocjowane przez nas warunki. Wybrane formy płatności będą się znajdowały w zakładce Konfiguracja> Formy płatności. Decydując się na przelew, w podzakładce PRZELEW TRADYCYJNY należy wpisać numer konta i dane konieczne do wpłaty. Jeśli obiekt dysponuje terminalem płatniczym wystarczy w zakładce KARTA KREDYTOWA zaznaczyć haczyk w kratce. Dane karty Gościa do pobrania środków będzie można odczytać trzykrotnie, później system zablokuje taką możliwość. Płatności online zwalniają z ręcznego zmieniania statusu rezerwacji z NOWA na POTWIERDZONA.
DZIECI – JAK USTALIĆ DLA NICH CENY?	Jeśli cennik w obiekcie zakłada inne ceny dla dzieci, należy dzieci i ich ewentualny przedział wiekowy najpierw zdefiniować w zakładce Konfiguracja> Ustawienia> Dzieci. Zaznaczyć, czy mają byc traktowane jako osoby zajmujące łóżko w pokoju. W Pokoje> Typy pokoi ustala się maksymalną liczbę dzieci w danym przedziale wiekowym dla danego pokoju. Kolejnym krokiem jest ustalenie cen dla dzieci. Można to zrobić następująco: Ceny> Ustaw ceny> wybieramy cennik i pokój> Wybierz zakres dat> wpisać cenę za osoby, w tym również ceny dla dzieci, lub ewentualnie wariantowo: ceny ustala się w zależności od wariantu ilości osób dorosłych i dzieci w pokoju.
GDZIE MOŻNA ZNALEŹĆ WTYCZKĘ / KOD SYSTEMU HOTRES DO ZAMIESZCZENIA NA STRONIE OBIEKTU?	W zakładce Konfiguracja> Booking Engine> Generuj kod pluginu, znajdują się ścieżki niezbędne do umieszczenia systemu lub jego poszczególnych elementów na stronie www obiektu.
JAK ZABLOKOWAĆ POKOJE?	Nad terminarzem BLOKUJ POKOJE (Rezerwacje> Terminarz). Następnie wybrać zakres dat, pokój, wybrać status, dodać ewentualny komentarz i zapisać. Blokada pojawi się na terminarzu w formie czarnego paska. Maksymalna długość blokady wynosi 30 dni. Jeśli potrzebna jest na dłuższy okres czasu trzeba robić 30-dniowymi sekwencjami.
CZY HOTRES UMOŻLIWIA REZERWACJĘ W INNYM JĘZYKU?	Tak, warunkiem jest strona hotelu w wersji językowej (wówczas system Hotres przy wywołaniu języka na stronie wywoła go z panelu). Po drugie nazwy i opisy pokoi, nazwa cennika oraz jego opis muszą być naniesione na panelu Hotres.
JAK ZAMELDOWAĆ LUB WYMELDOWAĆ GOŚCIA?	Wystarczy kliknąć w Przyjazdy i Wyjazdy (zakładka Rezerwacje) zaznaczyć ptaszkiem ZAMELDUJ i zatwierdzić przyciskiem ZAMELDUJ. Można również zameldować gościa z poziomu okna rezerwacji. Wystarczy kliknąć na ikonę dzwonka.
CZY ZA POMOCĄ HOTRES MOŻNA WYSTAWIAĆ FAKTURY LUB RACHUNKI?	Tak. W zakładce Rezerwacje> Faktury klikamy zielony przycisk DODAJ, przenosi on do danych, które trzeba uzupełnić. Można wybrać rodzaj wystawianego dokumentu: rachunek, faktura vat bądź proforma. Po uzupełnieniu danych wszystko zatwierdzamy zielonym przyciskiem ZAPISZ. Faktury pojawiają się na liście prezentującej datę wystawienia, numer faktury, rozliczenie (zielonym kolorem kwota zapłacona, czerwonym brakująca, OK na zielono oznacza 100% opłaconej), kwotę brutto, plik z fakturą w formacie .pdf oraz akcje typu: zmień, usuń. Można wcześniej zdefiniować parametry faktur w zakładce Konfiguracja> Ustawienia> Faktury. Jeżeli mamy podłącząną drukarkę fiskalną możemy również drukować z poziomu systemu paragony. Zakładka Konfiguracja> Faktury> Drukuj zdalnie.
GDZIE TWORZY SIĘ DODATKI TYPU PARKING CZY OPŁATA KLIMATYCZNA?	W zakładce Oferta> Dodatki za pomocą zielonego przycisku DODAJ nanosimy nowe opcje nadając im nazwę, dodając opis, określając w PARAMETRACH: – grupę opcji – np. zabiegi SPA przy masażu, wyżywienie przy śniadaniu – jakie jest naliczanie ceny – za dzień za pokój / za osobę czy jednorazowy – widok opcji dodatkowej – ze zdjęciem czy sama nazwa – czy jest naliczana zawsze – czy podlega rabatom – jaki ma priorytet – kolejność na liście wyświetlania – czy jest aktywna.
OPŁATA KLIMATYCZNA – JAK JĄ USTAWIĆ?	Jeśli pobieramy miejscową opłatę klimatyczną i chcemy, by Goście znali jej sumę przy rezerwacji musimy zapisać jej ustawową stawkę w panelu Hotres: Konfiguracja> Ustawienia> Ogólne. Cenę ułamkową zapisujemy z kropką. Gość w podsumowaniu rezerwacji otrzyma informację jaka jest łączna kwota opłaty klimatycznej za jego pobyt, i że jest płatna na miejscu. Automatycznie tworzy się też raport dotyczący opłaty klimatycznej (Raporty> Klimatyczne), dzięki któremu łatwiej ją rozliczyć. Wysokość opłaty, oraz od której nocy pobytu jest naliczana zależy od uchwały Rady Miasta danej miejscowości.
GDZIE WIDAĆ Z JAKIEGO PAKIETU CENOWEGO GOŚĆ SKORZYSTAŁ?	- na liście rezerwacji w kolumnie "typ" - w pasku rezerwacji odznacza się kolorystycznie jako 'łezka' obok numeru rezerwacji (kolor cennika) - w podglądzie rezerwacji w wybranej ofercie
JAK MOŻNA WYSŁAĆ GOŚCIOM NEWSLETTER?	W zakładce Marketing> Newsletter> Listy tworzymy i edytujemy nową wiadomość za pomocą ikonek. Nastęnie po zapisaniu klikamy ROZEŚLIJ.
DLACZEGO WYSKAKUJE MI TABELKA, BY USTALAĆ CENY DLA 1, 3 I 4 OSÓB SKORO POKÓJ JEST 2 – OSOBOWY?	Ustalając typ pokoju definiuje się standardową liczbę Gości w pokoju oraz minimalną i maksymalną liczbę Gości w pokoju (taką liczbę osób, by doszło do rezerwacji). Stąd system bierze informacje wyświetlane na liście. Jednak w momencie ustalania cen poprosił również o cenę dla innej liczby osób, gdyż dodając pokoje w obiekcie podaliście Państwo informację o liczbie łóżek, która mówi systemowi, że w pokoju 2-osobowym jest jedno łóżko pojedyncze, jedno podwójne i jedna dostawka. Oznacza to, że mimo iż jest 2 – osobowy może w nim zanocować zarówno 1, 2, 3, jak i 4 osoby. Należy to poprawnie ustawić w zakładce Pokoje> Pokoje w obiekcie.
CZY PŁATNOŚĆ ONLINE DOKONYWANA ZA POMOCA BRAMKI PŁATNOŚCI ZMIENIA STATUS REZERWACJI Z NOWEJ NA POTWIERDZONĄ?	Tak, system w momencie sygnału o płatności automatycznie zmienia status rezerwacji z NOWA na POTWIERDZONA. W podglądzie rezerwacji znajdziemy unikalny kod transakcji a płatność automatycznie pojawi się na liście w zakładce Rezerwacje> Płatności.
DLACZEGO DOSTAŁEM POWIADOMIENIE O WYGASAJĄCEJ USŁUDZE?	System automatycznie raz w tygodniu, na miesiąc przed upływem terminu kończącego ważność abonamentu rocznego lub usługi połączenia z kanałami sprzedaży przez ChannelManager, wysyła przypomnienie i prośbę o opłacenie na kolejny rok użytkowania systemu Hotres lub ChannelManager. Po zaksięgowaniu otrzymacie Państwo oryginał faktury, a ważność konta zostanie przedłużona o 12 miesięcy.
CO ZNACZY „KOLOR NA LIŚCIE” PRZY TWORZENIU CENNIKA?	Kolor na liście to inaczej kolor w jakim ceny w danym pakiecie cenowym będą wyświetlane na kalendarzu rocznym i kolor jakim dany cennik będzie opisany na liście cenników. Można zmienić ten kolor klikając na KOLOR NA LIŚCIE i wybierając z palety barw.
CZY MUSZĄ BYĆ NANIESIONE WSZYSTKIE POKOJE W OBIEKCIE?	Tak. Wszystkie pokoje, którymi dysponuje obiekt powinny być zdefiniowane w panelu Hotres. Należy im przypisać faktyczny numer pokoju oraz typ. Można je ułożyć na liście według pożądanej kolejności. W razie potrzeby można pokoje wyłączyć z dostępności online, wówczas będa dostępne tylko w panelu.
JAK GOŚĆ MOŻE DOKONAĆ REZERWACJI KILKU POKOI?	W pluginie rezerwacyjnym jest przycisk REZERWUJ KILKA POKOI. Pokoje wybrane przez Gościa zostaną umieszczone w koszyku. Jeśli nie będą dostępne, otrzyma stosowny komunikat.
GDZIE MOŻNA ZNALEŹĆ INFORMACJĘ O TYM CZY REZERWACJA JEST ZE ŚNIADANIEM CZY BEZ?	Najlepiej utworzyć dwa osobne cenniki: cennik bez śniadania i cennik ze śniadaniem. Wówczas nie ma potrzeby sprawdzania każdej rezerwacji. Informacja o tym czy rezerwacja jest ze śniadaniem czy bez widnieje w drugiej kolumnie od lewej strony – ikona kalendarza przy każdej rezerwacji. Po najechaniu na nią myszką pojawi się informacja o pakiecie cenowym. Stworzenie dwóch cenników pozwoli Gościom dokonać łatwego wyboru podczas rezerwacji online. Ponadto w zakładce Raporty> Wyżywienie widnieje zestawienie wyżywienia na każdy dzień wynikające z cenników.
CZY GOŚCIOWI PODCZAS REZERWACJI ONLINE WYŚWIETLAJĄ SIĘ WSZYSTKIE DOSTĘPNE W DANYM CZASIE CENNIKI?	Tak. Po wybraniu daty, liczby osób wyświetlają się dostępne wówczas pokoje. Po kliknięciu POZOSTAŁE OFERTY rozwinie się lista dostępnych w danym terminie cenników. Jeśli chcemy by Gość widział tylko jeden, z pozosłych usuwamy ceny w tym okresie.
CO ZROBIĆ BY GOŚCIOWI WYŚWIETLAŁY SIĘ WSZYSTKIE CENNIKI OD RAZU?	Wystarczy w Konfiguracja> Booking Engine> Style CSS dodać odpowiednie wywołanie (wklejając jako kolejną linijkę pod kodem stylu): .roomRates {display:block;} .btnShowRates {display:none}
JAKA JEST RÓŻNICA MIĘDZY ZALICZKĄ A ZADATKIEM?
CZY MOŻNA UDOSTĘPNIAĆ KILKA KANAŁÓW PŁATNOŚCI?	Tak. Obiekt hotelowy może udostępnić kilka kanałów płatności, wybór pozostawiając Gościowi. Udostępnienie jednego jest koniecznością.
KIEDY SYSTEM ANULUJE REZERWACJE?	Automatyczna anulacja niepotwierdzonej/nieopłaconej rezerwacji następuje po tylu godzinach od momentu dokonania przez Gościa rezerwacji na stronie, ile obiekt hotelowy ustawił w zakładce Konfiguracja> Ustawienia. Minimum to 1 godzina, maksimum 240 godzin (10 dni). Anulacja dotyczy rezerwacji dokonanych przez stronę www hotelu, bądź recepcję. W przypadku, gdy Gość poprosi o przesunięcie terminu anulacji można tego dokonać wchodząc w zakładkę Rezerwacje> Lista Rezerwacji> Opcje> Zmień wpisać dalszą datę anulacji rezerwacji bądź całkowicie ją wyłączyć. Po ręcznej bądź automatycznej (w przypadku płatności online) zmianie statusu rezerwacji na POTWIERDZONA, system nie dokonuje anulacji. Anulacji nie podlegają też rezerwacje spływające z aktywnych kanałów ChannelManger.
MAM STRONĘ W KILKU JĘZYKACH. DLACZEGO REZERWACJE NA STRONIE NIEMIECKIEJ/ANGIELSKIEJ NIE SĄ MOŻLIWE?	Aby Gość z zagranicy mógł dokonać rezerwacji w wybranym języku po pierwsze strona musi musi mieć wersję językową. Po drugie nazwy i opisy pokoi, nazwa cennika oraz jego opis muszą być naniesione na panelu Hotres. Dokonuje się tego wchodząc w zakładkę Pokoje> Typy pokoi> Zmień, następnie w podzakładkach Deutsch, English, Russian, French, Czech lub Ukraine wprowadzić przetłumaczone nazwy i opisy. Wszystko zatwierdzić klikając ZAPISZ. Podobnie z cennikiem: Ceny> Cenniki> Zmień, następnie w podzakładkach Deutsch, English, Russian, French, Czech lub wprowadzić przetłumaczone nazwy i opisy cennika. Ważne jest również, by w kodzie zmienić parametr języka lang z PL na DE i EN.
CHCEMY POBIERAĆ PŁATNOŚCI ZA REZERWACJE W EURO. JAK TO ZROBIĆ?	W zakładce Konfiguracja> Booking engine> Dodatkowe parametry zaznaczyć, że ceny walut podane będą w panelu (na sztywno, nie przeliczane po kursie). Następnie przy ustanowionym wcześniej cenniku wprowadzić przetłumaczoną nazwę i opis cennika (patrz pytanie powyżej). Kolejnym krokiem będzie wprowadzenie cen w euro.
Gdzie można zmienić, żeby płatności były przyjmowane tylko w PLN?	W zakładce Konfiguracja> Booking engine> Dodatkowe parametry> Finansowy> wpisać PLN.
Z JAKIMI ZAMKAMI SZYFROWYMI MA INTEGRACJE SYSTEM HOTRES?	Nasz system ma integracje z zamkami Pinio, Selkod oraz Rentinglock, PinMaster oraz BoookingLock. System wysyła do Gościa kod dostępu do zamka drogą sms-ową i mailową po potwierdzeniu rezerwacji.
MAM W HOTRES KILKA KONT – JAK SPRAWIĆ, BY W REZERWACJI NA STRONIE POKAZYWAŁY SIĘ WSZYSTKIE APARTAMENTY RAZEM?	Prosimy zgłosić do nas taką potrzebę przesyłając mailem na adres: admin@hotres.pl dostęp do Państwa strony (FTP i CMS), by nasz Dział IT mógł skonfigurować kod
JAK SPRAWDZIĆ KTO Z UŻYTKOWNIKÓW DOKONAŁ DZIAŁAŃ NA PANELU?	Wprowadzone zostały logi, dzięki którym możecie Państwo sprawdzić, jakich działań w panelu dokonywali użytkownicy: przycisk usera> logi.
JAK DODAĆ REZERWACJĘ Z POZIOMU RECEPCJI?	W zakładce Rezerwacje>Nowa rezerwacja (lub w Rezerwacje> Terminarz przeciągając myszką po wybranych dniach). Kroki są następujące: – wybór daty pobytu i ilości osób – wybór pakietu cenowego – przy odpowiednim pokoju zaznaczenie haczyka - nowa rezerwacja – wybór dodatków - zatwierdzenie kwoty "przed rabatem" strzałką – uzupełnienie danych i szczegółów rezerwacji – zatwierdzenie zielonym przyciskiem NOWA REZERWACJA Pojawi się ona na liście rezerwacji, w źródle będzie mieć wpis ‘recepcja’.
JAKI JEST OPTYMALNY ROZMIAR ZDJĘĆ?	Prosimy o wgrywanie zdjęć w formacie JPG lub JPEG. Jest to optymalny format do prezentowania zdjęć w internecie. Warto zwrócić również uwagę na wielkość zdjęć, ponieważ pliki o zbyt dużym rozmiarze będą się długo wgrywały i mogą zostać odrzucone. Najlepsze będą zdjęcia POZIOME i wielkości 1600 na 800 pikseli. Optymalny rozmiar pliku to max. 700 kB, maksymalny rozmiar zdjęcia to 2000 pikseli.