Lista rezerwacji

Miejsce, w którym znajdują się wszystkie rezerwacje, zarówno te pochodzące:

• ze strony www obiektu dokonywane za pomocą silnika Hotres,
• te, które recepcja doda w panelu,
• z naszych serwisów noclegowych (pakietyhotelowe.pl),
• z kanałów sprzedaży OTA (Online Travel Agency, np. Booking).

Źródło rezerwacji widnieje jako ikona, jak również w podstawowych danych w rezerwacji po kliknięciu w jej podgląd.

LISTA REZERWACJI zawiera rezerwacje oznaczone odpowiednimi kolorami, w zależności od statusu:


pomarańczowy - nowa rezerwacja
zielony - rezerwacja potwierdzona
ciemno zielony - zrealizowana (po 48 h od wyjazdu z automatu)
fioletowy - zameldowanie
niebieski - wymeldowanie
ciemny szary - anulowana




Kolumny od lewej strony na liście rezerwacji:

• kolejny numer rezerwacji
• kolor cennika 
• typ - po podświetleniu ikonki źródła pojawi się dymek z informacją z jakiego jest pakietu cenowego oraz numer pokoju w rezerwacji, kliknięcie - przeniesie nas do Terminarza, gdzie rezerwacja przez chwilę będzie pulsować
• status - nowa / potwierdzona / anulowana / zameldowanie / zrealizowana
• od - do - czyli termin pobytu
• dodano - data dodania/utworzenia rezerwacji
• wartość - tu na czarno wartość rezerwacji, na zielono kwota opłacona. Różowy oznacza rabat.
• gość - imię i nazwisko Gościa. I tu przy nim możliwe następujące informacje:

- ikonka faktury - oznacza, że Gość prosi o fakturę
- ikonka dymku - po najechaniu uwagi/prośby Gościa bądź wpis recepcji
- kursywą zapis o pochodzeniu rezerwacji (jeśli inne niż ze strony)



Po najechaniu myszką na dane Gościa wyświetlą się w dymku jego dane kontaktowe.

• opcje - tu po naciśnięciu na przycisk rozwija się lista dostępnych działań

EDYCJA REZERWACJI

Rezerwacje można dowolnie edytować wchodząc do odpowiednich zakładek.

Po naciśnięciu na przycisk OPCJE na liście rezerwacji rozwija się lista dostępnych działań:

• podgląd (lupka) - zawierają się tu podstawowe dane jak data przyjazdu i wyjazdu, data dodania, pakiet cenowy i źródło, następnie dane Gościa, rozliczenie: wartość rezerwacji, kwota przedpłaty, ile zapłacono i ile zostaje do zapłaty. Kolejne wiersze to status rezerwacji, kiedy planowana jest anulacja, jakie są pokoje w rezerwacji, ich ceny i opcje dodatkowe.
• status - zmiana statusu rezerwacji na potwierdzona gdy opłacona, bądź anulowana gdy nie
• upselling - tu można dodać wszelkie dokupione w trakcie pobytu usługi czy rzeczy
• komunikacja - z gościem
• drukuj rezerwację
• płatności - to miejsce, gdzie zapisywane są formy jakimi daną rezerwację opłaca Gość
• faktura - z tego miejsca można wystawić fakturę.

W podglądzie rezerwacji znajdują się zakładki PODGLĄD, STATUS, ZMIEŃ, PŁATNOŚCI, POKOJE, FAKTURY, UPSELLING, KOMUNIKACJA:



ZMIEŃ - jeśli zaistnieje potrzeba, tu można dokonać zmiany danych Gościa, źródła rezerwacji, oznaczyć overbooking, czy prowizję OTA.
STATUS - zmiana statusu rezerwacji z nowej na potwierdzoną lub anulowaną (jeśli zmiany dokonujemy ręcznie). Po zmianie system wysyła automatycznie mail do Gościa, chyba że odhaczymy tą opcję.
PŁATNOŚCI - zakładka, gdzie można dodać formy jakimi Gość opłacił rezerwację i kiedy to zrobił.
POKOJE - dotyczy zmiany pokoju, zmiany daty wyjazdu, dodania innego pokoju, wartości rezerwacji.
Przy zmianie daty przyjazdu / wyjazdu warto użyć symbolu kalkulatorka przy koszcie noclegu, który automatycznie wyliczy jego nową sumę. Podobnie, gdy dodamy opcje dodatkowe - system doliczy je do kosztu noclegu.
Dodając kwotę opłaconą przez Gościa mamy możliwość jednoczesnej zmiany statusu rezerwacji na POTWIERDZONA oraz automatycznego wpisania całości opłaconej kwoty. Tu dokonujemy zmian w rezerwacji. Wpisując inną (dalszą) datę anulacji powodujemy, że system nie dokonuje jej w narzuconym w Konfiguracja> Booking engine terminie. Przydatne w momencie kiedy np. Gość poprosi o wydłużenie terminu na płatność zadatku. Możemy również dokonać wyłączenia anulacji rezerwacji przez system.
UPSELLING - zakładka, gdzie można dodać dodatki, jakie Gość zamówił w trakcie pobytu.
FAKTURA - jeśli rezerwacja nie jest anulowana, przenosi nas do modułu wystawiania faktur w systemie Hotres.
KOMUNIKACJA - umożliwia przesłanie do Gościa informacji EMAIL I SMS o rezerwacji w razie potrzeby oraz podglądu automatycznej korespondencji.

WYSZUKIWANIE REZERWACJI

Można dokonać sortowania klikając na tytuł kolumny wg której chcemy segregować rezerwacje lub użyć filtrowania (symbol lejka).
Aby przefiltrować zapisy należy wpisać numer rezerwacji lub wybrać status według jakiego szukamy i zakres dat.
System wyszuka pasujące rezerwacje.

ZMIANA / DODANIE POKOJU W REZERWACJI

Na liście rezerwacji można dokonać edycji. Należy wybrać rezerwację, którą chce się zmienić i kliknąć w przycisk podglądu, następnie podzakładkę Pokoje. Powinien być zaznaczony chceckbox "Przelicz". 
Aby zmienić pokoje na inne, bądź dodać w innej dacie, należy kliknąć 'dodaj pokój', następnie szukaj:


Na wybranym pokoju klikamy DODAJ, zmieniamy cenę, jeśli zachodzi taka potrzeba, a poprzedni pokój usuwamy koszem.

ZMIANA DATY REZERWACJI

Jeśli zachodzi konieczność zmiany daty rezerwacji zmieniamy datę przyjazdu i datę wyjazdu. Warto użyć kalkulatorka, by system sam przeliczył wartość rezerwacji wg nowej daty.
Jeśli do pokoju są przypisane opcje dodatkowe musimy uzupełnić ilości przy wybranych:



Jeżeli chcemy, aby system skalkulował kwotę rezerwacji na podstawie cen podanych na poszczególnych pokojach bądź wg innego cennika musimy najpierw zahaczyć 'Przelicz'. W przypadku jednak, gdy sami chcemy wpisać cenę (np. jeśli zamieniamy Gościowi pokój z tańszego na droższy, ale cenę musimy zachować), nie zaznaczamy tej opcji tylko wpisujemy cenę sami.

Drugi sposób to przesuwanie myszką rezerwacji z pokoju do pokoju na terminarzu. Dzień przyjazdu podświetli się na żółto. Po przesunięciu rezerwacji na terminarzu pojawi się monit o potwierdzenie zmiany. Należy ją zapisać.