To miejsce, w którym znajdują się wszystkie rezerwacje, zarówno te pochodzące:
ze strony www obiektu dokonywane za pomocą silnika Hotres,
te, które recepcja doda w panelu,
z naszych serwisów noclegowych (pakietyhotelowe.pl),
z kanałów sprzedaży OTA (Online Travel Agency, np. Booking).
Źródło rezerwacji widnieje jako ikona, jak również w podstawowych danych w rezerwacji po kliknięciu w jej podgląd.
LISTA REZERWACJI zawiera rezerwacje oznaczone odpowiednimi kolorami, w zależności od statusu:
pomarańczowy - nowa rezerwacja
zielony - rezerwacja potwierdzona
ciemno zielony - zrealizowana (po 48 h od wyjazdu z automatu)
fioletowy - zameldowanie
niebieski - wymeldowanie
ciemny szary - anulowana
Kolumny od lewej strony na liście rezerwacji:
kolejny numer rezerwacji
kolor cennika
źródło - po podświetleniu ikonki źródła pojawi się dymek z informacją z jakiego jest pakietu cenowego oraz numer pokoju w rezerwacji, kliknięcie - przeniesie nas do Terminarza, gdzie rezerwacja przez chwilę będzie pulsować
status - nowa / potwierdzona / anulowana / zameldowanie / zrealizowana
od - do - czyli termin pobytu
dodano - data dodania/utworzenia rezerwacji
wartość - tu na czarno wartość rezerwacji, na zielono kwota opłacona. Różowy oznacza rabat.
gość - imię i nazwisko Gościa. I tu przy nim możliwe następujące informacje:
- ikonka faktury - oznacza, że Gość prosi o fakturę
- ikonka dymku - po najechaniu uwagi/prośby Gościa bądź wpis recepcji
Po najechaniu myszką na dane Gościa wyświetlą się w dymku jego dane kontaktowe.
opcje - tu po naciśnięciu na przycisk rozwija się lista dostępnych działań
EDYCJA REZERWACJI
Rezerwacje można dowolnie edytować wchodząc do odpowiednich zakładek:
W podglądzie rezerwacji znajdują się zakładki PODGLĄD, STATUS, ZMIEŃ, POKOJE, PŁATNOŚCI, FAKTURY, WYŻYWIENIE, KOMUNIKACJA, CHAT: PODGLĄD -podstawowe informacje o rezerwacji
STATUS - zmiana statusu rezerwacji z nowej na potwierdzoną lub anulowaną (jeśli zmiany dokonujemy ręcznie). Po zmianie system wysyła automatycznie mail do Gościa, chyba że odhaczymy tą opcję. ZMIEŃ - jeśli zaistnieje potrzeba, tu można dokonać zmiany danych Gościa, źródła rezerwacji, oznaczyć overbooking, czy prowizję OTA. POKOJE - dotyczy zmiany pokoju, zmiany daty wyjazdu, dodania innego pokoju, wartości rezerwacji. PŁATNOŚCI - zakładka, gdzie można dodać formy jakimi Gość opłacił rezerwację i kiedy to zrobił. FAKTURY - jeśli rezerwacja nie jest anulowana, przenosi nas do modułu wystawiania faktur w systemie Hotres. WYŻYWIENIE - posiłki zliczone z wyżywienia ustawionego w cenniku lub wpisane ręcznie. KOMUNIKACJA - umożliwia przesłanie do Gościa informacji EMAIL I SMS o rezerwacji w razie potrzeby oraz podglądu automatycznej korespondencji.
CHAT - umożliwia na szybka korespondencję z Gośćmi.
Dodając kwotę opłaconą przez Gościa mamy możliwość jednoczesnej zmiany statusu rezerwacji na POTWIERDZONA oraz automatycznego wpisania całości opłaconej kwoty. Tu dokonujemy zmian w rezerwacji. Wpisując inną (dalszą) datę anulacji powodujemy, że system nie dokonuje jej w narzuconym w Konfiguracja> Booking engine terminie. Przydatne w momencie kiedy np. Gość poprosi o wydłużenie terminu na płatność zadatku. Możemy również dokonać wyłączenia anulacji rezerwacji przez system.
WYSZUKIWANIE REZERWACJI
Można dokonać sortowania klikając na tytuł kolumny wg której chcemy segregować rezerwacje lub użyć filtrowania (symbol liczydła).
Aby przefiltrować zapisy należy wpisać numer rezerwacji lub wybrać status według jakiego szukamy i zakres dat.
System wyszuka pasujące rezerwacje.
ZMIANA / DODANIE POKOJU W REZERWACJI
Na liście rezerwacji można dokonać edycji. Należy wybrać rezerwację, którą chce się zmienić i kliknąć w przycisk podglądu, następnie podzakładkę Pokoje. Powinien być zaznaczony chceckbox "Przelicz".
Aby zmienić pokoje na inne, bądź dodać w innej dacie, należy kliknąć 'dodaj pokój', następnie 'szukaj':
Na wybranym pokoju klikamy DODAJ, zmieniamy cenę, jeśli zachodzi taka potrzeba, a poprzedni pokój usuwamy koszem.
ZMIANA DATY REZERWACJI
Jeśli zachodzi konieczność zmiany daty rezerwacji zmieniamy datę przyjazdu i datę wyjazdu, można dodać rabat i dodatki, w których można zmienić stawkę podatku:
Jeżeli chcemy, aby system skalkulował kwotę rezerwacji na podstawie cen podanych na poszczególnych pokojach bądź wg innego cennika musimy najpierw zahaczyć 'Przelicz'. W przypadku jednak, gdy sami chcemy wpisać cenę (np. jeśli zamieniamy Gościowi pokój z tańszego na droższy, ale cenę musimy zachować), nie zaznaczamy tej opcji tylko wpisujemy cenę sami.
Drugi sposób to przesuwanie myszką rezerwacji z pokoju do pokoju na terminarzu. Po przesunięciu rezerwacji na terminarzu pojawi się monit o potwierdzenie zmiany. Należy ją zapisać.
Czy wiesz że :
Dwukrotne kliknięcie w rezerwację na liście przenosi nas do jej podglądu, kliknięcie na dane Gościa - do pola maila, na status - do jego zmiany.
