Po kliknięciu przycisku "DODAJ" przechodzimy do podstrony tworzącej AUTOLETTER. Przygotowaliśmy wiele gotowych szablonów, które wystarczy wybrać z listy. Gotowy szablon można zmodyfikować do swoich potrzeb.
lub utworzyć nowy, zupełnie pusty autoletter nie posiłkując się szablonem, a tagami. W tym przypadku należy uzupełnić wszystkie dane w kolumnie opis, łacznie z tagami.
W obu przypadkach trzeba uzupełnić szablon o wszystkie opcje warunkujące wysyłkę:
Odbiorcą mogą być zarówno Goście jak i obiekt (adres e-mail uzupełniony w systemie), bądź możemy dodać kolejnego odbiorce wiadomości, np. właściciela apartamentu :
Przydatne są również warunki, które można zastosować - autoletter zostanie wysłany wtedy, kiedy wszystkie z warunków zostaną spełnione :
Najczęściej stosowany autoletter to taki, który przypomina gościom o rezerwacji w określonym odstępie czasu przed datą przyjazdu. W takim przypadku sprawdzają się poniższe parametry:
Autoletter zostanie wysłany do gości (i opcjonalnie do obiektu) na 7 dni przed planowaną datą przyjazdu o godz. 8.00 rano. Zadziała on na rezerwacje ze statusem nowa lub potwierdzona i w przypadku kiedy źródłem rezerwacji jest strona www lub recepcja.
W przypadku kiedy obiekt przyjmuje rezerwacje z przedpłatą zaliczki lub zadatku i wymaga od gościa dopłaty reszty kwoty pobytu przed jego przyjazdem, możemy skonfigurować autoletter, który przypomina o tym fakcie gościom w określonym odstępie czasu przed datą przyjazdu. W takim przypadku sprawdzają się poniższe parametry:
Autoletter zostanie wysłany do gości na 14 dni przed planowaną datą przyjazdu o godz. 12.00. Zadziała on tylko na rezerwacje ze statusem potwierdzona, które nie są w pełni opłacone, mają wybrany cennik domyślny oraz kiedy źródłem rezerwacji jest strona www lub recepcja.
W treści autolettera powinny się znaleźć informacje o kwocie pozostałej do zapłaty oraz przyciski umożliwiające wykonanie akcji (płatności). Można skorzystać z poniższej kombinacji tagów:
Warto przesłać gościom przed przyjazdem informację jak dotrzeć do obiektu, gdzie zaparkować i jak się zameldować. Możemy skonfigurować autoletter, który informuje gości w określonym odstępie czasu przed datą przyjazdu. W takim przypadku sprawdzają się poniższe parametry:
Autoletter zostanie wysłany do gości na 1 dzień przed planowaną datą przyjazdu o godz. 16.00. Zadziała on tylko na rezerwacje ze statusem potwierdzona oraz kiedy źródłem rezerwacji jest strona www, recepcja, Booking lub Airbnb.
W treści autolettera można umieścić instrukcję z konkretnego typu pokoju używając tagu %firstRoomInstructions%
Można w ten sposób zredukować liczbę autoletterów tworząc uniwersalny szablon z powyższym tagiem. Instrukcje można skonfigurować w Pokoje - Typy pokoi - Zmień - Instrukcje.
Będą one także wyświetlone na karcie rezerwacji gościa.
Po zrealizowaniu pobytu warto wysłać gościom podziękowanie za wybór naszego apartamentu/domku itp. Autoletter ustawimy w takim przypadku na określony czas po dacie wyjazdu. W takim przypadku sprawdzają się poniższe parametry:
Autoletter zostanie wysłany do gości 2 dni po dacie wyjazdu o godz. 12.00. Zadziała on tylko na rezerwacje ze statusem wymeldowanie lub zrealizowana oraz kiedy źródłem rezerwacji jest strona www, recepcja, Booking lub Airbnb.
Gdy chcemy jedynie poinformować rezydenta/gospodarza o nowych rezerwacjach wpływających do systemu, możemy ustawić autoletter informujący o tym fakcie w dniu dodania rezerwacji. W takim przypadku sprawdzają się poniższe parametry:
Autoletter zostanie wysłany na podany ręcznie adres email w dniu dodania rezerwacji o godz. 20.00. Zadziała on na rezerwacje ze statusem nowa lub potwierdzona, które dotyczą apartamentów P11, P12, P13 i w przypadku kiedy źródłem rezerwacji jest strona www, recepcja, Booking.
Tagi w autoletter
Autoletter posiada funkcję dodawania własnych tagów, które w wiadomości będą zamieniały się w tekst. Tekst jest czymś stałym i wspólnym dla obiektu, na przykład "wskazówki dojazdu" lub regulamin.
W zakładce Konfiguracja>Ustawienia> Własne tagi> Dodaj:
Dodaj:
Można również dodać przycisk, który będzie po kliknięciu przekierowywał do konkretnej witryny, na przykład "Kliknij", który będzie kierował do atrakcji w pobliżu bądź innego linku.
Aby zwiększyć dostarczalność wiadomości e-mail wysyłanych za pośrednictwem Hotres należy w rekordzie DNS o nazwie SPF.
Dodać adres panel.hotres.pl jako autoryzowany nadawca.
Przykład takiego wpisu:
v=spf1 ip4:mojIP include:panel.hotres.pl a mx ~all
W zależności od edytora rekordów DNS będzie to rekord o nazwie SPF lub rekord TXT.
Przykład rekordu TXT z dopisaną domeną panel.hotres.pl
v=spf1 ip4:91.293.22.33 include:panel.hotres.pl a mx ~all"